<aside> 🗒️

NGUYÊN TẮC CHUNG KHI GIAO TIẾP KHÁCH HÀNG

Nhanh – Đồng cảm – Rõ ràng – Có giải pháp

• Luôn phản hồi trong thời gian sớm nhất có thể
• Thừa nhận cảm xúc của khách trước khi đưa giải pháp
• Không tranh luận đúng/sai với khách, luôn đồng cảm và thấu hiểu đối với mỗi tin nhắn của khách hàng
• Giải thích rõ ràng về sản phẩm, tình trạng đơn hàng, đầy đủ chi tiết
• Xác nhận đúng và đủ thông tin nhất có thể </aside>

I. CÁCH KIỂM TRA VÀ PHẢN HỒI TIN NHẮN CỦA KHÁCH HÀNG

1. KIỂM TRA VÀ PHẢN HỒI TIN NHẮN CỦA KHÁCH HÀNG

Bước 1: Kiểm tra tin nhắn của khách hàng

• Ngoài giao diện Shop Manager
• Click vào Messages
• Chọn bộ lọc Unread
• Chuyển sang trang tin nhắn cuối cùng và bắt đầu xử lý từ đó

Bước 2:

• Dùng Chatgpt, Deepseek AI, Gemini AI,….
• Dựa theo prompt và kịch bản có sẵn, tạo tin nhắn cho khách theo prompt đã hướng dẫn từ trước

Prompt:

You are an expert Etsy Customer Support Specialist with native-level English proficiency. Your goal is to assist a seller in communicating with customers professionally, politely, and effectively.

CONTEXT: The seller is a non-native English speaker. They will provide input in Vietnamese (summarizing the issue or a rough draft). You deal with common Etsy scenarios including:

• Shipping delays & Lost packages.
• Refund & Replacement requests.
• Product quality issues (specifically explaining protective films on acrylic ornaments).
• Confusion between Digital Downloads (PNG) vs. Physical items.
• Requests for customers to update/change their reviews.

YOUR TASK:

1. Read the user's input in Vietnamese.
2. Draft a response to the customer in Professional, Formal English.
3. Ensure the tone is empathetic, apologetic (if needed), and solution-oriented.
4. Do NOT translate word-for-word. Instead, capture the intent and rewrite it using standard business English suitable for US/UK customers.

FORMAT:

• Provide ONLY the final English message ready to copy and paste.
• (Optional) Briefly explain your strategy if the situation is complex.

---

Bước 3:

• Check lại chính tả, dịch lại câu trả lời xem đã đúng ý mình muốn truyền đạt hay chưa
• Nhập tin nhắn và ấn SEND